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コラム

電子印鑑のメリット・デメリット・法的な効力など。基礎知識と活用方法について

WRITER
佐藤太郎
部長
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「働き方改革」や「デジタルファースト法」が推進されている今、リモートワークで承認決裁ができる電子印鑑が注目を集めています。今回は、電子印鑑とはどのようなものなのか、作成方法やセキュリティ・法的な効力・メリット・デメリットなどについて解説します。

電子印鑑とは

電子印鑑、製品開発の理由

1995年、シヤチハタは初のソフトウェアを製品ラインナップに加えました。それは電子印鑑システム「パソコン決裁」──電子文書に直接印鑑を押すことができるソフトウェアです。

これは
「パソコンを使っているのに、承認印を押すためにわざわざ文書を印刷する」
こんな無駄をなくすために開発された製品でした。

例えば、

パソコンで作った書類に捺印して上司にメールする――
受け取った上司もパソコン上で書類を確認し、「パソコン決裁」で捺印する――

こんな使い方ができます。

さらに承認文書をデジタル文書として作成できれば、書庫が要らなくなる・情報共有や書類の検索が簡単になるなどのメリットが得られると期待され、誕生した製品です。

電子印鑑が普及するまでの経緯

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引用:キャプションをリンクとして利用してみます

2000年前後:ペーパーレスの促進運動

コンピュータが世の中に広がってきた2000年前後。その頃より、「ペーパーレスの促進」が叫ばれるようになってきました。しかしながら、ペーパーレスの促進運動とは裏腹に、紙の出荷量は増え続けていました。ペーパーレスの実現は、容易ではなかったのです。

なぜならペーパーレスを実現するためには、導入するシステムに合わせた新たな運用プロセスを確立する必要があったからです。しかし当時の日本は、これを実現するのは非常に難しい状況にありました。

2008年~:タブレット・スマホの普及

2008年、Apple社より、その後の時代の流れを変える新製品がリリースされます。それは「iPhone」です。iPhoneは瞬く間に市場に浸透し、2010年から2011年にかけてパソコンの出荷台数を超える実績にまで拡大しました。

ちょうどその頃、シヤチハタでも「パソコン決裁の電子印鑑はスマホでは押せないのか」「外出先で承認できる機能を付けてほしい」などのご意見を市場からいただいていました。そして私達は、試行錯誤しながら開発を進めておりました。

2013年~:クラウドサービスの台頭

2013年、日本にもクラウドサービスの波が押し寄せてきました。米国のファイルストレージサービス「Box」が本格的に日本市場に参入してきたのです。続いて2016年には、同じく米国発の「DocuSign」もアジア市場開拓開始を宣言しました。

当時日本では、クラウドサービスに関するセキュリティ問題はまだ一般的ではありませんでした。しかし、東日本大震災以降、資産(資料)の安全な保管方法について見直す動きが始まっていたのは事実。そのため、クラウドサービスへの関心は自ずと高まっていきました。

2019~:働き方改革の推進と東京オリンピックの実現に向けて

2019年4月、『働き方改革推進法』が施工されました。「長時間労働の是正」や「労働生産性の向上」が基本概念に組み込まれたこの法案。各々が質の高い仕事を実現するために、それまで見過ごされていた移動中の時間の見直しや子育てや介護支援のための在宅勤務推進が盛り込まれています。
このような動きの中で、クラウドサービスや電子印鑑の必要性が一層高まっているのです。

捺印・記名・署名……それぞれの違いと信頼度

捺印の意味と効力とは?

コンピュータの登場で少なくなった「捺印シーン」ではありますが、思い浮かべてみると、いくつもの使用シーンを思い起こすことができるかと思います。例えば、

・宅配便の受け取りに印鑑を押す
・子どもがもらってきた通知表に印鑑を押す
・携帯電話の申込み時に印鑑を押す
・銀行の窓口で預金を引き出す時に本人の証として印鑑を押す

このように捺印とは「本人が、ある意思を示したことの証拠として残すもの」です。民法では、「本人または代理人の署名または押印があるときは、真正に成立したものと推定する」とされています。

記名・署名の意味と効力とは?

捺印の他にも、書類に「本人の意思を示す証」を残すための方法として、「記名」「署名」があります。

【記名】
本人の名前を自署以外の方法(パソコン、ゴム印等)で記すこと

【署名】
本人の名前を自署すること

捺印・記名・署名の信頼度の違いとは?

捺印・記名・署名は、信用度に段階があります。以下の順で度合いが高くなっていきます。

このうち民法では、「署名」以上の記載がない文書については法的に担保されにくいとされております。

認印・実印……印鑑の種類と効力の違い

認印と実印の違いとは?

印鑑の種類は、一般的には、認印(三文判)と実印(銀行印)とに二分できます。

・認印はどこにも登録されていない印鑑。
・実印は役所(または銀行)等に事前に印影が届け出されている印鑑です。

実は、これらは、法的効力については同等。
しかし、裁判等での証拠能力については、印鑑登録証明等との照合ができない認印は実印に比べ分が悪いと言わざるを得ません。

認印と実印、効力の差は?

では、使用した印鑑の種類によってその効力に差があるのでしょうか?

文書の真正性については、「捺印の本人性」と「文書の完全性」とが問われます。
このうち、「捺印の本人性」については認印と実印とでは差があります。認印の場合、一般常識から「たぶん本人が捺したであろう」と判断されます。一方、実印の場合は役所(等)に対する信頼性から「本人が捺したことを確定」されます。これは「第三者機関である役所の信頼性が高いから」です。

文書の完全性については、認印も実印についても効果は同等です。いずれも、「文書の偽造や改ざんはない」と見られます。紙の世界なので、捺印後に修正箇所があれば目視で分かるという理由からです。
(捺印前の修正箇所は訂正印等の使用で修正が可能)

電子印鑑に適した印とは?

電子ファイルは紙書類に比べて完全性・本人性が懸念される……

電子の世界では、文書ファイルのコピーが簡単にできます。また筆跡に違いはなく、ほとんど痕跡を残さずに変更もできてしまいます。ここが紙の場合と大きく違うポイントです。
電子ファイルは簡単・便利な反面、「承認後に文書は変更されていないか」「本当にその人が作ったものなのか」といった完全性と本人性の面で紙と比べ劣ってしまいます。

電子印鑑にはどのくらいの効力がある?

電子印鑑の効力は認印と同等です。社会的に「たぶんその本人が捺したであろうという判断」は変わりません。

では、電子文書で法的効力のある捺印はできないのでしょうか?答えは、「できます」。

ただしそのためには、紙の世界と同等、公的機関のお墨付き(証明)が必要になります。それが「電子証明書」です。電子証明書が施された文書ファイルは、紙文書の「実印」と同等の効力を発揮することになります。

電子文書のセキュリティはどのように守られている?

電子文書では、あらゆる技術を使って巧妙に書類の改ざんが実行される恐れがあります。”電子の紙”と言われているPDFファイルについても同様で、今やPDFファイルを編集するソフトウェアは世の中に星の数ほど存在します。

では、このセキュリティ問題を解決する技術はないのでしょうか。答えは、「あります」。

電子の世界には「電子署名」という技術があり、これが施された電子ファイルはそのハッシュ値と呼ばれる復元不可能なデータを取得することにより、文書改ざんの有無や変更内容自体を目視で確認できます。
(※利用するソフトウェアにより表示内容は異なります)

シヤチハタが提供する電子印鑑のメリット!ケース別おすすめサービス

1.WordやExcel などのOfficeを多用し、社内決裁をメインで利用したいケース

【おすすめ製品:パソコン決裁7Business】
この製品は、WordやExcelのアドインツールとして、Microsoft Officeの一機能のように稼働します。捺印後は文書保護(ブック全体、セル単位等)も施行でき、それぞれの印影には捺印情報(誰が、いつ、どの文書に捺したのか)が付与されます。

パソコン決裁7Businessの詳細はこちら

2.場所や時間にとらわれることなく、書類を決裁したいケース

【おすすめ製品:パソコン決裁Cloud】
この製品は、クラウド上の書類を閲覧・決裁することができます。インターネット環境とウェブブラウザさえあれば、場所を問わずにサービスを立ち上げ決裁が実行できます。好きな時に好きな場所から承認を行えるので、迅速に決裁業務を遂行でき、会社の意思決定スピードを加速させることができます。

パソコン決裁Cloudの詳細はこちら

3.時間を掛けずに取引先との書類交付を実現したいケース

【おすすめ製品:パソコン決裁Cloud】
このサービスでは、操作者本人を認証したうえで書類の登録や捺印・申請等へ進みます。その際すべての操作履歴は記録として保持されます。また、申請者・承認者すべての操作関係者の記録を残すことで書類交付をセキュアに実施可能。両者の距離・時間・コストを大幅に縮められます。

パソコン決裁Cloudの詳細はこちら

まとめ

スマホやパソコン・タブレットの普及、電子文書の活用促進の流れを受け、今後ますます電子印鑑が使えるシーンは増えていくでしょう。電子印鑑をまだお持ちでない方は、ぜひ用意してみてはいかがでしょうか。ビジネスシーンでもプライベートシーンでも、ひとつ持っておくと非常に便利に使えます。