1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > お客様事例 > お客様事例|東北医科薬科大学病院

お客様事例

東北医科薬科大学病院
導入の成果
決裁までの時間が大幅に短縮され、書類紛失のリスクからも解放された。

産学協同開発の文書管理システムを導入し、
ISO関連の膨大な文書の管理を実現

2012年、東北薬科大学を経営母体とし、東北厚生年金病院の譲渡を受け誕生した東北薬科大学病院。
2016年の医学部新設によって東北医科薬科大学病院に改称されたのを機に、2017年に入り「ISO15189」の認定取得を決断しました。

そこで、ISO関連の膨大な文書を管理するためのシステムとして採用されたのが、岡山大学病院検査部とシヤチハタ、ロシュ・ダイアグノス ティックス株式会社(以下、ロシュ社)が協同で開発したISO15189対応文書管理システム「DocGear Lab'Q」です。
今回は、ISO認定プロジェクトにおける文書管理の課題や導入によるメリットなどについて、同病院の検査部の皆さまにお話を伺いました。
導入のきっかけ

ISO取得で発生する膨大な紙文書の管理が課題に

教育や研究も担う大学病院としての役割を期待される中、
同病院の検査部では、国際規格に則った検査室運営、検査技師教育のレベルアップ、国際標準 検査管理加算や国際共同治験への対応などを目的に、ISO15189認定取得プロジェクトをスタートさせました。

「大学病院検査部としての機能を充実させるために、ISO15189認定を取得し、レベルアップを図りたいと考えました」と語るのは、医学部 臨床検査医学教室 教授(輸血部教授兼任)の髙橋氏です。

臨床検査におけるISO対応では、すべて標準手順を定め文書化し、
それに基づいて検査を行い、記録を残す必要があります。
ここで問題となったのが、手順書や回覧・承認のための文書、電話でのやりとりのメモなど、膨大な文書の取り扱いでした。

「手順書は数百ある検査ごとに作成する必要があり、それだけで相当なボリュームです。しかし、検査室のスペースが極めて狭小のため、紙で長期間保管することは物理的に不可能でした。また、紙での申請・承認や回覧には時間がかかる上に、紛失などのリスクもあることから、検査機器導入などで取引のあるロシュ社の営業担当に、文書管理の良い方策について相談しました」(検査部技師長 泉 義彦氏)。

そして、ロシュ社から提案されたのが、シヤチハタの文書管理システム「DocGear」と電子印鑑システム「パソコン決裁」をベースに開発されたISO15189対応の文書管理システム「DocGear Lab'Q」です。「DocGear Lab'Q」はWordやExcel、PDFなどの電子ファイルを決められたフローで申請でき、パソコン上で閲覧・承認できます。

ISO関連文書の管理に悩む大学病院がロシュ社と共同開発した専用システム

2017年9月、同病院はISO認定に向けて、専門のコンサルタントを招き、ISO規格に関する説明会を開催しました。

「ISOでは膨大な量の文書を管理する必要があります。その文書データを“共有フォルダに保管するなどの方法はどうか?”とコンサルタントに質問したところ、 “他の施設ではほとんど紙で管理しています”と言われました」と当時を語るのは、品質管理者としてプロジェクトを推進してきた小堺氏と大場氏です。

一旦は紙での文書管理を想定したものの、検査部全員 (約50名)をワーキンググループに分け、分担して手順書など必要な文書作成を開始する中、保管スペースの確保が困難という問題もあり、紙での文書管理に対する懸念が増大していきました。
このタイミングで提案を受けた文書管理システム「DocGear Lab'Q」は、まさに“渡りに船”でした。

「ISO認定後、紙文書の管理で悩んでいた岡山大学病院さんが、シヤチハタとロシュ社で協同開発した文書管理システムであることが最大の導入理由です。ISO15189認定を受けた大学病院が開発に深くかかわっているということで、ぜひウチでも使いたいと思いました」(泉氏)。
「文書データをメールに添付して共有する方策も考えましたが、既読の証跡を残したり、決裁を回したりとなると紙で行うしかありません。そんな時、『DocGear Lab'Q』の画面を見て、こんなに良いシステムがあるなら、すぐ導入しましょう!と言いましたね」(小堺氏)。  

こうして2017年12月、「DocGear Lab'Q」が導入され、翌年1月から本格稼働を開始しました。
導入後の変化

大量のISO関連文書を短期間で準備し、認定を取得。
文書の回覧・決裁も迅速化・省力化

「DocGear Lab'Q」の導入により、同病院は、その後4回に及ぶ内部監査を経て実施された2018年10月の本審査で、ISO15189(臨床検査室: 品質と能力に関する特定要求事項)の認定取得を果たします。
「作成した文書をシステムにアップする方法など、簡単なマニュアルを作成し、スタッフ向けに説明会を実施しました。
ただ、『DocGear Lab'Q』の 操作画面は分かりやすく使いやすいこともあり、全員、短期間で使いこなせるようになりました。

今までなかった新しい業務なので、現場は大変だったと思いますが、髙橋部長のリーダーシップの下、計画通りにISO認定を取得することができました」(大場氏)。
電話でのやりとりの記録メモなど、一部、紙で保管している文書以外、す べての電子化に踏み切った同病院ですが、「DocGear Lab'Q」による決裁ワークフロー機能は、文書の回覧・決裁において大きなメリットをもたらし ました。

「まず、髙橋部長と泉技師長、各部門の責任者が文書を閲覧・承認。
その後、メンバー全員が閲覧・確認しています。従来の紙書類での運用では、いちいち各部門に持ち運ぶ必要があり、回覧し終えるまでに時間もかかっていました。
しかし、『DocGear Lab'Q』では電子化した文書を関係者が一気に閲覧でき、決裁までの時間が大幅に短縮されました。
また、書類 の紛失リスクもなく、確認をしていない人も一目瞭然で、すぐ催促できるのもメリットです」(小堺氏)。

「DocGear Lab'Q」は、基本的に検査部内のすべての端末からアクセスできます。
これまで勉強会などのお知らせ文書は、部門ごとに壁やホワイトボードに貼り出していましたが、今は「DocGear Lab'Q」にアップし、検査部全体にアナウンスするだけで済みます。
また、検査部に限らず、部門の垣根を越えた同病院のコミュニケーション基盤としても機能しつつあります。
今後の展望

1年後のサーベイランスに向け、
日々改善の歩みを止めない

ISOプロジェクトが動き出した当初、小堺氏と大場氏は、東北エリアで先行しISO15189認定を取得していた医療機関を見学しています。

「その施設では紙文書を管理していましたが、とにかく書庫の巨大さに圧倒されました。ウチはスペースもないし、こんなのムリだねと会話したことを記憶しています。実はその施設も、現在『DocGear Lab'Q』を導入しており、我々の判断は間違っていなかった!と思いました」(小堺氏)。

ISO認定取得後、検査技師会などの集まりで、他の病院の方から質問を受けるケースが多く、「DocGear Lab'Q」を活用した文書管理について説明すると、一様に感嘆と羨ましさが入り混じった反応が寄せられるそうです。

「紙文書の電子化について、まだPDFを共有フォルダに保存するだけというところも多く、『DocGear Lab'Q』のようなワークフロー機能をもつ文 書管理システムの認知は低い印象です。私たち病院の成功事例を、ぜひ多くの施設と共有し、少しでも業務効率化のお役立てればと思います」(大場氏)。

ISO15189認定を受けた同病院では、今後の更新のためのサーベイランスに向け、引き続き改善への取り組みを進めていく予定です。

「ISOについては認定を取得して終わりではありません。新しい取り組みということで現場の負担も少なくないと思いますが、改善を目指し、病院や組織(検査部)と一緒に、個々のスタッフもレベルアップしていくというのが理想です」(髙橋 氏)。
取材にご協力いただいた企業様のウェブサイト
東北医科薬科大学病院 
リンクテキストの2つめです 
こちらは3つめです